Op deze pagina treft u de Algemene Abonnementsvoorwaarden die op alle overeenkomsten bij DocuOnline van toepassing zijn. Hieronder heeft u tevens de mogelijkheid om de Algemene Abonnementsvoorwaarden als PDF-bestand te downloaden.
Artikel 1. Definities
1.1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Abonnee: de natuurlijke of rechtspersoon die het Opdrachtformulier heeft ingediend en daarmee de abonnementsovereenkomst is aangegaan.
b. Abonnement: DocuVerwerker of DocuArchief voor een periode van tenminste 12 maanden.
c. Abonnementsovereenkomst: de in artikel 3 genoemde overeenkomst.
d. Abonnementsvoorwaarden: de voor elk van de Abonnementen van Abonnee geldende voorwaarden zoals die kenbaar zijn gemaakt via de website van DocuOnline.
e. Archief: is een verzameling van documenten binnen een Entiteit.
f. Bijlage: is een toegevoegd document welke behoort tot een Inkoopfactuur.
g. Bijzondere voorwaarden: eventueel tussen Partijen overeengekomen Bijzondere Voorwaarden.
h. DocuOnline: DocuOnline B.V., kantoorvestiging: Belgiëlaan 63 G, 2034 AW, Haarlem
i. DocuArchief: een Abonnement op de Webdienst waarmee de Abonnee (Gebruiker) toegang heeft tot de Archieven binnen een Entiteit, al dan niet in combinatie met een externe koppeling.
j. DocuVerwerker: een Abonnement op de Webdienst waarmee een Gebruiker toegang heeft om post. Inkoopfacturen en/of andere documenten te laten verwerken.
k. DocuOnline Partner: een organisatie c.q. rechtspersoon die het recht heeft de Webdienst of delen daarvan door te belasten aan haar klanten c.q. cliënten.
l. Entiteit: is een zelfstandige Omgeving waarin Archieven kunnen worden aangemaakt en beheerd.
m. Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens en t.b.v. Abonnee gebruik maakt van de Webdienst en toegang heeft tot de Archieven al dan niet in combinatie met een externe koppeling.
n. Hoofdgebruiker: een Gebruiker die door Abonnee is aangesteld als beheerder van de Omgeving.
o. Inkoopfactuur: is een document, debit of credit, welke verwerkt wordt in DocuVerwerker.
p. Melding: een Melding van een Gebruiker aan de DocuOnline helpdesk van een probleem m.b.t. de Webdienst, een vraag over het gebruik of de implementatie van de Webdienst.
q. Omgeving: een Omgeving binnen de Webdienst waarvan Abonnee het exclusieve gebruik heeft.
r. Ondersteuning: Ondersteuning bij het gebruik van de Webdienst overeenkomstig artikel 16.
s. Opdrachtformulier: een door Abonnee ingevuld en aan DocuOnline verstuurd elektronisch Opdrachtformulier of een ander stuk waarin deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard.
t. Partijen: Abonnee en DocuOnline.
u. Partneromgeving: een Omgeving binnen de Webdienst waarvan een DocuOnline Partner het exclusieve gebruik heeft.
v. Servers: een aantal door DocuOnline beheerde computers en andere hardware, waarop web ondersteunende- en databaseprogrammatuur is geïnstalleerd, die uitsluitend worden gebruikt om de Webdienst te leveren via het internet.
w. Servicetijden: de openingstijden van de helpdesk van DocuOnline, te weten maandag tot en met vrijdag van 08:30 tot 17:00 uur Nederlandse tijd.
x. Webdienst: de door DocuOnline geleverde online internettoepassing voor het archiveren van bedrijfsinformatie en in het bijzonder documenten.
Artikel 2. Toepasselijkheid en rangorde
2.1 Deze voorwaarden vormen samen met het Opdrachtformulier, de Abonnementsvoorwaarden en eventuele Bijzondere Voorwaarden, de Abonnementsovereenkomst tussen Abonnee en DocuOnline. Deze voorwaarden zijn tussen Abonnee en DocuOnline van toepassing, op alle Abonnementen van Abonnee en alle aan Abonnee verleende diensten. Eventuele eigen algemene voorwaarden van Abonnee zijn niet van toepassing.
2.2 De documenten die deel uitmaken van de Abonnementsovereenkomst hebben de volgende rangorde: het Opdrachtformulier; eventuele Bijzondere Voorwaarden; de Abonnementsvoorwaarden (deze voorwaarden). In geval van tegenstrijdigheid prevaleert het eerstgenoemde document.
2.3 DocuOnline heeft het recht de Abonnementsovereenkomst te wijzigen. DocuOnline zal een wijziging tenminste 30 dagen van tevoren aan Abonnee mededelen. Een wijziging wordt geacht door Abonnee te zijn geaccepteerd en treedt op de door DocuOnline aangegeven datum in werking, tenzij Abonnee binnen 30 dagen na de mededeling schriftelijk aan DocuOnline mededeelt dat hij de wijziging niet accepteert. In dat geval heeft DocuOnline het recht de Abonnementsovereenkomst te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.
Artikel 3. Abonnementen
3.1 Een DocuArchief Abonnement geeft Abonnee het recht tenminste één Gebruiker toegang te geven tot de DocuOnline Archief. Een DocuVerwerker Abonnement geeft Abonnee het recht tenminste één Inkoopfactuur met Bijlage te laten verwerken door de Webdienst. De toepassingsmogelijkheden en rechten die een DocuArchief of DocuVerwerker biedt zijn afhankelijk van de abonnementsvorm. Abonnee mag een door Abonnee aangewezen organisatie inzage in zijn Archieven geven. DocuOnline mag verlangen dat een door Abonnee aangewezen organisatie voldoet aan door DocuOnline te stellen voorwaarden.
3.2 Als Abonnee meer Gebruikers toegang tot zijn DocuOnline Archieven wilt verlenen, dient hij een extra DocuArchief toegangsabonnement af te sluiten per extra Gebruiker.
3.3 Abonnee verklaart zich bekend en stemt in met de mogelijkheden en rechten die elk door hem gesloten Abonnement biedt.
3.4 Met uitzondering van het bepaalde in artikel 3.1, mag Abonnee alleen eigen functionarissen, werknemers en personen die bij Abonnee werkzaam zijn als Gebruikers aanmelden. Abonnee dient des verzocht dat te kunnen aantonen en draagt de bewijslast dat een Gebruiker aan deze voorwaarde voldoet.
Artikel 4. Vergoedingen voor Abonnementen
4.1 De vergoeding voor Abonnementen is per maand achteraf verschuldigd en wordt berekend over het maximale aantal Abonnementen van Abonnee en de meest uitgebreide abonnementsvorm voor elke Gebruiker gedurende de desbetreffende maand.
4.2 Abonnee dient DocuOnline tijdig te informeren als hij een Abonnement of het gebruik van de Webdienst door een Gebruiker wenst te beëindigen of te staken. Als Abonnee een Omgeving heeft, is Abonnee verantwoordelijk voor de tijdige verwijdering van de documenten uit de Omgeving en Gebruikers die hij niet langer tot de Omgeving of bepaalde Archieven wilt toelaten. Abonnee is vergoeding verschuldigd voor elk Abonnement, totdat het Abonnement, de desbetreffende Gebruiker en/of administraties uit de Omgeving zijn verwijderd en de voor het Abonnement geldende looptijd en opzegtermijn is verstreken.
Artikel 5. Prijswijzigingen
5.1 De prijzen voor het gebruik van DocuArchief en DocuVerwerker en aanverwante diensten zijn exclusief BTW. De prijzen van diensten worden in onderling overleg tussen Partijen overeengekomen.
5.2 DocuOnline is gerechtigd om haar prijzen jaarlijks te verhogen met een percentage dat gelijk is aan de stijging van de consumentenprijzen, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek gedurende het voorgaande kalenderjaar en naar boven af te ronden op bedragen in hele euro’s.
3.3 DocuOnline zal Abonnee maandelijks een factuur sturen voor het gebruik van DocuArchief en/of DocuVerwerker in de voorgaande maand, met bijbehorende verbruiksrapportage. De vergoeding voor trainingen is vooraf verschuldigd.
5.4 Consultancy diensten worden in rekening gebracht nadat deze zijn verleend. Consultancy diensten die worden verleend gedurende meerdere kalendermaanden, worden maandelijks achteraf gefactureerd. DocuOnline is gerechtigd geheel of gedeeltelijke vooruitbetaling te verlangen van de vergoeding voor consultancy diensten. 5.5 Abonnee dient de rekeningen van DocuOnline binnen 14 dagen te voldoen >>Automatisch incasso?<<. Als Abonnee bezwaar heeft tegen een factuur, dient hij dat binnen 2 maanden na factuurdatum aan DocuOnline kenbaar te maken. Als binnen deze termijn geen bezwaar wordt gemaakt, staat de verschuldigdheid van het factuurbedrag daarmee vast. Bij niet tijdige betaling is Abonnee in verzuim. Niet tijdige betaling geldt als wezenlijke tekortkoming in de nakoming van de Abonnementsovereenkomst. 5.6 DocuOnline kan Abonnee verzoeken te betalen d.m.v. automatische incasso. In dat geval wordt het gefactureerde bedrag afgeschreven van de bankrekening van Abonnee op de factuurdatum. Als Abonnee niet instemt met automatische incasso, geen betaling plaats vindt, of de incasso wordt gestorneerd, is DocuOnline gerechtigd een administratievergoeding aan Abonnee in rekening te brengen van maximaal € 5,- per factuur. 5.7 Betalingen door Abonnee strekken in de eerste plaats ter voldoening van de oudste nog openstaande factuur van DocuOnline, ook als Abonnee de betaling voor een ander doel wilt aanwenden. Partner is niet gerechtigd enig door haar verschuldigd bedrag in te houden of te verrekenen of de betaling daarvan op te schorten. 5.8 DocuOnline is gerechtigd de gegevens in de Omgeving m.b.t. het gebruikersbeheer, al dan niet automatisch uit te lezen en te gebruiken voor de berekening van de door Abonnee verschuldigde vergoedingen. DocuOnline is tevens gerechtigd het aantal Gebruikers, Entiteiten en Abonnementen dat door Abonnee in de Omgeving is ingevoerd te controleren. 5.9 Als Abonnee een factuur van DocuOnline niet tijdig betaalt, is DocuOnline gerechtigd over het verschuldigde bedrag rente in rekening te brengen tegen een percentage gelijk aan de 3-maands Euribor rente, plus 4% per jaar vanaf de dag van de opeisbaarheid tot de dag van betaling. DocuOnline is tevens gerechtigd, i.p.v. deze rente, wettelijke rente ex artikel 6:119a BW van Abonnee te vorderen >> kunnen we niet beter 1 standaard aanhouden?<<; de toegang van Abonnee tot de Webdienst op te schorten tot Abonnee aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.
5.10 Alle door Abonnee aan DocuOnline verschuldigde bedragen worden onmiddellijk opeisbaar bij beëindiging van de Abonnementsovereenkomst.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
6.1 De aansprakelijkheid van DocuOnline jegens Abonnee, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot een bedrag ter grootte van de door Abonnee aan DocuOnline betaalde vergoeding, voor het gebruik van de Webdienst gedurende de periode van 12 maanden, voorafgaande aan de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt.
6.2 DocuOnline is niet aansprakelijk voor schade van Abonnee ten gevolge van omzet- of winstderving, reputatieschade, bedrijfsstilstand of beschadiging of verlies van gegevens. DocuOnline kan geen beroep doen op deze aansprakelijkheidsbeperking als de schade is veroorzaakt door opzet of grove schuld van DocuOnline of leidinggevende functionarissen van DocuOnline.
6.3 Naast DocuOnline kan iedere maatschappij die tot dezelfde groep als DocuOnline behoort, iedere werknemer en hulppersoon van DocuOnline, zich op de aansprakelijkheidsbeperking van artikel 6.1 beroepen.
6.4 Artikel 6 blijft van kracht na beëindiging van de Abonnementsovereenkomst.
Artikel 7. Vrijwaring
7.1 Abonnee zal DocuOnline schadeloos stellen voor alle schade die DocuOnline mocht lijden, en alle kosten die DocuOnline mocht maken (waaronder begrepen advocaatkosten) ten gevolge van:
a. inbreuk op of niet nakomen van één van de artikelen 7.2, 12.7, 12.13, 15.2 en 15.6;
b. een vordering van een derde wegens niet geoorloofd gebruik van de Webdienst of wijzigingen aan de Webdienst door Abonnee;
c. een vordering van een DocuOnline Partner die het gevolg is van, of betrekking heeft op, het gebruik door Abonnee of tekortkomingen van Abonnee in het gebruik van de Webdienst;
d. vorderingen van derden wegens onrechtmatige opslag of uitwisseling van gegevens via de Webdienst door Abonnee of Gebruiker.
7.2 Artikel 7 blijft van kracht na beëindiging van een Abonnementsovereenkomst.
Artikel 8. Intellectuele eigendomsrechten en rechten m.b.t. de post en Archieven
8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Webdienst, waaronder begrepen het functionele en technische ontwerp, de vormgeving, de programmering, de databaseopbouw, de gebruiksmogelijkheden, de broncode van de Webdienst en alle daarmee verband houdende documenten, berusten uitsluitend bij DocuOnline of haar licentiegever. De levering of het gebruik van de Webdienst of enige andere dienst of product door DocuOnline heeft geen overdracht van enig intellectueel eigendomsrecht aan Abonnee tot gevolg.
8.2 Alle rechten, van welke aard dan ook, m.b.t. de gegevens in een zelfstandige administratie, welke gekoppeld is aan een Entiteit en/of Archief, berusten bij Abonnee.
Artikel 9. Duur en beëindiging
9.1 Een Abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en heeft een minimumduur van één jaar, behoudens in geval van beëindiging van de Abonnementsovereenkomst op grond van artikel 9.3. Abonnementen kunnen met inachtneming van de voornoemde minimumduur door beide Partijen worden opgezegd, tegen het einde van een maand, met inachtneming van een opzegtermijn van 60 dagen.
9.2 De Abonnementsovereenkomst treedt in werking op het moment van indiening van het Opdrachtformulier door Abonnee en eindigt automatisch als alle Abonnementen zijn beëindigd.
9.3 Onverminderd enig ander recht van de desbetreffende Partij, is elk van de Partijen bevoegd de Abonnementsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, als:
a. de andere Partij wezenlijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen en zijn verplichtingen alsnog niet nakomt binnen 60 dagen nadat hij daartoe schriftelijk is gesommeerd;
b. de andere Partij herhaaldelijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, zodat aannemelijk is dat hij niet bereid of in staat is om de Abonnementsovereenkomst deugdelijk na te komen;
c. de andere Partij in staat van faillissement of in surseance van betaling verkeert;
d. op de andere Partij een soortgelijke maatregel naar buitenlands recht van toepassing is; of de andere Partij haar bedrijf heeft gestaakt.
9.4 Bij beëindiging van de Abonnementsovereenkomst eindigen alle Abonnementen van rechtswege.
9.5 Zodra de Abonnementsovereenkomst om wat voor reden dan ook eindigt:
a. heeft Abonnee geen toegang meer tot de Webdienst;
b. eindigt het recht van Abonnee om gebruik te maken van de Webdienst en zal Abonnee ieder gebruik van de Webdienst onmiddellijk staken en gestaakt houden;
c. is DocuOnline niet langer verantwoordelijk voor het behoud van de gegevens in de zelfstandige administraties, Entiteiten en de Omgeving. De in artikel 21.2 genoemde gegevens zullen aan Abonnee ter beschikking worden gesteld, mits Abonnee dat binnen één maand na de beëindiging schriftelijk aan DocuOnline verzoekt. In dat geval is artikel 21.2 van toepassing;
d. blijven alle rechten van elk der Partijen, die zijn ontstaan of betrekking hebben op de periode voor de beëindiging van de partnerovereenkomst, en alle bedingen ten aanzien waarvan is overeengekomen of het de bedoeling is dat deze na de beëindiging voortdurend, onverminderd van kracht.
9.6 In geval van beëindiging van alle Abonnementen die betrekking hebben op een Entiteit, is DocuOnline niet langer verantwoordelijk voor het behoud van de gegevens in die Entiteit. De in artikel 21.2 genoemde gegevens zullen aan Abonnee ter beschikking worden gesteld, mits Abonnee dat binnen één maand na de beëindiging van de administratie en/of Entiteiten, respectievelijk het laatste Abonnement, schriftelijk aan DocuOnline verzoekt. In dat geval is artikel 21.2 van toepassing.
9.7 DocuOnline is gerechtigd kosten in rekening te brengen voor het bewaren van gegevens na beëindiging van een zelfstandige administratie, Entiteiten of alle op een zelfstandige administratie, Entiteiten betrekking hebbende Abonnementen.
Artikel 10. Overmacht
10.1 Een tekortkoming in de nakoming van de Abonnementsovereenkomst zal niet aan DocuOnline worden toegerekend, en DocuOnline zal niet gehouden zijn tot enige schadevergoeding als de tekortkoming het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt begrepen tekortkomingen van leveranciers van DocuOnline, overheidsmaatregelen en -voorschriften, stakingen, elektriciteit-, internet- en telefoonstoringen en andere omstandigheden waarop DocuOnline geen invloed kan uitoefenen.
10.2 Als een tekortkoming in de nakoming van de Abonnementsovereenkomst door DocuOnline, ten gevolge van overmacht, langer dan 60 dagen duurt, kunnen beide Partijen de Abonnementsovereenkomst beëindigen, mits zij hun voornemen om tot beëindiging over te gaan tenminste 14 dagen van tevoren hebben medegedeeld en DocuOnline de nakoming van de Abonnementsovereenkomst in de tussentijd niet heeft hervat.
Artikel 11. Diversen
11.1 Abonnee stemt ermee in dat DocuOnline in reclame-uitingen en brochures vermeldt dat Abonnee gebruik maakt van de Webdienst en daarbij de naam en het logo van Abonnee gebruikt.
11.2 Abonnee stemt ermee in dat hij mededelingen, nieuwsbrieven, reclame-uitingen en andere berichten van DocuOnline ontvangt op het door haar opgegeven e-mail-adres. >>Voor zover ik weet mag dit NIET op deze manier<<
11.3 Als abonnee deze berichten niet wenst te ontvangen, kan hij dat doorgeven door zich af te melden via de nieuwsbrief.
11.4 Alle kennisgevingen van Abonnee aan DocuOnline moeten schriftelijk plaatsvinden en kunnen vervolgens per e-mail worden verstuurd aan DocuOnline. Abonnee heeft de bewijslast dat een e-mail of andere schriftelijke mededeling door DocuOnline is ontvangen. Alle kennisgevingen aan Abonnee kunnen worden gedaan d.m.v. een e-mail of een bericht in de Webdienst.
11.5 De Abonnementsovereenkomst kan uitsluitend worden gewijzigd overeenkomstig artikel 2.3 of d.m.v. een door beide Partijen getekende overeenkomst.
11.6 Abonnee mag zijn rechten en verplichtingen uit de Abonnementsovereenkomst zonder schriftelijke toestemming van DocuOnline niet overdragen, verpanden of daarvan door een derde gebruik van laten maken.
11.7 DocuOnline is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Abonnementsovereenkomst over te dragen, te verpanden of daarover op andere wijze te beschikken. DocuOnline is bevoegd om de uitvoering van de Abonnementsovereenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden uit te besteden.
11.8 Op de Abonnementsovereenkomst en alle andere overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Partijen is Nederlands recht van toepassing. De Rechtbank Haarlem is exclusief bevoegd om kennis te nemen van geschillen m.b.t. de inhoud en uitvoering van de Abonnementsovereenkomst en alle andere overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Partijen.
Artikel 12. Levering en gebruik van de Webdienst
12.1 De Webdienst wordt geleverd vanuit een centrale locatie en is een generiek product. De Webdienst wordt niet specifiek voor Abonnee onderhouden.
12.2 DocuOnline zal Abonnee binnen 5 werkdagen na inwerkingtreding van de Abonnementsovereenkomst de URL van de Webdienst, een gebruikerscode en een wachtwoord verstrekken.
12.3 Als Abonnee een Omgeving heeft, zal Abonnee de web-service gebruiken om zijn Entiteiten in het kader van de koppeling te voeren en/of de Entiteiten in het kader van de koppeling en de Omgeving te beheren. Abonnee heeft in dat geval uitsluitend toegang tot de Omgeving en de Entiteiten in de Omgeving.
12.4 Als een tweede Gebruiker toegang probeert te krijgen tot de Webdienst met een combinatie van gebruikerscode en wachtwoord die al in gebruik is, wordt de bestaande verbinding automatisch verbroken.
12.5 DocuOnline is gerechtigd de gebruiksmogelijkheden van de Webdienst van tijd tot tijd te verbeteren, wijzigen en/of fouten in de Webdienst te herstellen. DocuOnline zal zich maximaal inspannen om fouten in de Webdienst te herstellen, maar kan er niet voor instaan dat de Webdienst foutloos is of alle fouten worden hersteld. Als een functionaliteit wordt gewijzigd, zal DocuOnline Abonnee daarover informeren via de Webdiensten of d.m.v. een e-mail aan de Hoofdgebruiker.
12.6 De Gebruikers bepalen welke gegevens met behulp van de Webdienst wordt opgeslagen en uitgewisseld. DocuOnline neemt geen kennis van deze gegevens. Abonnee is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die Gebruikers opslaan en uitwisselen via de Webdienst rechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden. DocuOnline aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het opslaan of uitwisselen van gegevens via de Webdienst.
12.7 DocuOnline is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de door Gebruikers ingevoerde gegevens of de nakoming van boekhoudkundige regels door Gebruikers. DocuOnline spant zich ervoor in dat boekingen correct worden verwerkt en gevalideerd. Foute boekingen van Gebruikers worden niet als zodanig door de Webdienst herkend en zullen daardoor onjuist worden verwerkt en opgeslagen.
12.8 Als DocuOnline bemerkt dat gegevens die met behulp van de Webdienst zijn opgeslagen of uitgewisseld onrechtmatig zijn, zal zij deze gegevens wissen of de toegang tot deze gegevens blokkeren. DocuOnline is in geen geval aansprakelijk voor de eventuele schade die daarvan het gevolg zijn.
12.9 DocuOnline, Abonnee en de Gebruikers zijn verplicht alle gebruikerscodes en wachtwoorden geheim te houden.
12.10 DocuOnline is niet aansprakelijk voor misbruik of verlies van gebruikersnamen en/of wachtwoorden en mag ervan uitgaan dat Gebruikers die inloggen met een gebruikerscode en wachtwoord daarvoor toestemming hebben van Abonnee. Zodra Abonnee weet, of reden heeft om te vermoeden dat gebruikerscodes of wachtwoorden bekend zijn bij onbevoegden, dient hij DocuOnline daarvan onverwijld in kennis te stellen.
12.11 Gebruikers kunnen hun eigen wachtwoord wijzigen. Abonnee zal zich ervoor inspannen dat gebruikers hun wachtwoord tenminste eens per twee maanden wijzigen.
12.12 Abonnee zal ervoor zorgdragen dat de Gebruikers de voorschriften en instructies van DocuOnline nauwgezet nakomen en de Webdienst op een voor een dergelijke Webdienst normale manier gebruiken. Als handelingen van Abonnee of een Gebruiker het functioneren van de Webdienst in gevaar brengt, is DocuOnline gerechtigd zonder voorafgaande waarschuwing de toegang van de desbetreffende Gebruiker of alle Gebruikers tot de Webdienst te blokkeren.
12.13 DocuOnline hanteert geen vaste norm voor de hoeveelheid gegevens die Abonnee of Gebruikers bij het gebruik van de Webdienst mogen verwerken, anders dan overeengekomen en onder conditie van het betreffende Abonnement. Abonnee ontvangt maandelijks een verbruiksrapportage met bijbehorend kostenoverzicht.
12.14 Als Abonnee één of meerdere Gebruikers wilt laten inloggen via een single-sign-on toepassing, dient hij een door DocuOnline te verstrekken verklaring te tekenen. Het gebruik van een single-sign-on toepassing is voor risico van Abonnee.
12.15 DocuOnline mag de gegevens die zijn opgeslagen of worden verwerkt in de Archieven of de Omgeving niet voor enig ander doel gebruiken dan het leveren van diensten aan Abonnee.
12.16 DocuOnline mag de gegevens wel in geanonimiseerde vorm gebruiken voor statistische doeleinden. Het is DocuOnline toegestaan een kopie van de Omgeving te gebruiken in de acceptatieomgeving om de werking van de Omgeving te controleren of een update van de Webdienst te testen.
12.17 DocuOnline zal de Webdienst regelmatig laten controleren door Register EDP auditors (RE) van een gerenommeerd onafhankelijk IT-audit kantoor.
12.18 Abonnee heeft via de Webdienst inzage welke Gebruikers een bepaalde toepassing van de Webdienst gebruiken.
Artikel 13. Trainingen
13.1 Abonnee kan Gebruikers inschrijven voor een training voor het gebruik van de Webdienst. Als DocuOnline van oordeel is dat het aantal deelnemers daartoe aanleiding geeft, kan DocuOnline de training op een ander tijdstip laten plaatsvinden, of combineren met één of meerdere andere trainingen. DocuOnline staat niet in voor de inhoud of het resultaat van een training. Abonnee aanvaardt dat de trainingen naar beste vermogen van DocuOnline wordt gegeven en DocuOnline geen resultaat verplichting heeft.
13.2 De vergoedingen voor het bijwonen van een training, de gevolgen van annulering en de overige voorwaarden m.b.t. trainingen zijn gepubliceerd op de website van DocuOnline. >>Kan dit niet beter opgenomen worden in offerte?<<
Artikel 14. Consultancy en Diensten
14.1 Partijen kunnen overeenkomen dat DocuOnline op consultancy basis advies aan Abonnee verstrekt of andere diensten verleent. Een dergelijke consultancy overeenkomst dient schriftelijk gesloten te worden. DocuOnline zal zich ervoor inspannen dat zij haar consultancy diensten als goed opdrachtnemer en overeenkomstig de consultancy overeenkomst verleent. Consultancy diensten worden verleend op basis van een inspanningsverplichting ook als DocuOnline een bepaald resultaat heeft toegezegd.
14.2 Als Partijen zijn overeengekomen dat de consultancy diensten gefaseerd worden verleend, is DocuOnline gerechtigd de aanvang van een fase uit te stellen tot Abonnee het resultaat van de vorige fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
14.3 DocuOnline is uitsluitend gehouden de aanwijzingen van Abonnee m.b.t. consultancy diensten op te volgen, als dat van te voren schriftelijk is overeengekomen, de uitvoering daarvan, geen extra werkzaamheden met zich meebrengt en de aanwijzingen redelijk zijn en tijdig zijn gegeven.
14.4 Als is overeengekomen dat consultancy diensten door een bepaald persoon worden verleend, is DocuOnline niettemin bevoegd deze persoon, nadat zij Abonnee daarvan in kennis heeft gesteld, te vervangen door een andere persoon.
Artikel 15. Privacy en geheimhouding
15.1 DocuOnline en de medewerkers van DocuOnline zullen geheimhouding betrachten t.a.v. alle gegevens in de Archieven en de Omgeving, en alle informatie die daaraan kan worden ontleend. DocuOnline en Abonnee zullen geheimhouding betrachten t.a.v. alle informatie over elkaars bedrijf, waarvan aannemelijk is dat deze vertrouwelijk is.
15.2 Het gebruik van de Webdienst kan de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengen. DocuOnline fungeert daarbij als bewerker zoals bedoeld in artikel 1 onder e van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Abonnee wordt m.b.t. zelfstandige administraties en/of Entiteiten aangemerkt als verantwoordelijke persoon zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en zal alle daaruit voortvloeiende verplichtingen naleven.
15.3 Alle medewerkers van DocuOnline die toegang hebben tot persoonsgegevens zullen deze geheimhouden.
15.4 DocuOnline zal passende maatregelen treffen ter beveiliging van persoonsgegevens die met gebruikmaking van de Webdienst zijn opgeslagen of verwerkt en zal de Wet Bescherming Persoonsgegevens strikt naleven. DocuOnline zal passende maatregelen treffen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gegevens van Abonnee of klanten. Abonnee zal des verzocht in de gelegenheid worden gesteld deze maatregelen summier en op verantwoorde wijze te controleren.
15.5 De gegevens van Abonnee worden uitsluitend opgeslagen op één van de Servers. Alle Servers bevinden zich in landen die behoren tot de Europese Economische Ruimte (EER).
15.6 Abonnee zal passende maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de Gebruikers gebruik maken van beveiligingssoftware die gewoonlijk op een computer is geïnstalleerd, zoals antivirus, anti-spam, anti-spyware, anti-malware, anti-fishing en firewall software, en van de beveiligingsmiddelen die DocuOnline ter beschikking stelt.
Artikel 16. Service level ondersteuning
16.1 Partner heeft recht op Ondersteuning bij het gebruik van de Webdienst m.b.t. de functionaliteiten van de Webdienst. Ondersteuning wordt verleend tijdens de Servicetijden. DocuOnline kan alleen Ondersteuning verlenen als Partner gebruik maakt van besturingssystemen die door de fabrikant worden ondersteund. Ondersteuning omvat het verlenen van algemene assistentie bij het gebruik van de Webdienst, uitleg van de documentatie, hulp bij het correct laten functioneren van de Webdienst en, voor het geval Abonnee een boekhoudabonnement heeft gesloten, verificatie en analyse van de juistheid van ingevoerde of verwerkte gegevens. Onder Ondersteuning is niet begrepen het volledig uitleggen van de toepassingsmogelijkheden van de Webdienst aan Gebruikers die geen training hebben gevolgd en het verlenen van implementatiediensten, het geven van trainingen en het leveren van consultancy diensten.
16.2 Als Abonnee een Omgeving heeft, dient hij tenminste één Hoofdgebruiker aan te stellen. Eén van de Hoofdgebruikers zal fungeren als contactpersoon met DocuOnline. DocuOnline kan verlangen dat Hoofdgebruikers voldoen aan door DocuOnline te stellen eisen van bekwaamheid of bepaalde trainingen te volgen. De artikelen 5 en 13 zijn op deze trainingen van toepassing.
16.3 De Ondersteuning wordt verleend via een online helpdesk functie in de Webdienst of telefonisch. DocuOnline is gerechtigd kosten in rekening te brengen voor telefonische Ondersteuning d.m.v. een betaald telefoonnummer.
16.4 Telefonische Ondersteuning wordt alleen verleend aan Hoofdgebruikers en uitsluitend tijdens Servicetijden. DocuOnline zal zich ervoor inspannen vragen adequaat te beantwoorden, maar staat niet in voor de juistheid en volledigheid van de beantwoording. Vragen over de wijze van boeken of boekhoudkundige regels worden niet in behandeling genomen.
16.5 Gebruikers kunnen een Melding doen bij DocuOnline via de website, per e-mail of via de telefoon bij de online helpdesk van de Webdienst.
16.6 Abonnee zal ervoor zorgdragen dat Gebruikers, voordat zij een Melding doen, eerst hun vraag voorleggen aan een Hoofdgebruiker, Abonnee en/of DocuOnline Partner die de externe administraties van Abonnee voert. Tevens dient de kennisbank via de Webdienst geraadpleegd te zijn.
16.7 Abonnee zal DocuOnline, en door haar ingeschakelde derden, toegang verlenen tot de Omgeving en de administraties in de Omgeving, en hen toestaan daarin de wijzigingen aan te brengen die zij nodig achten voor het oplossen van een Melding.
16.8 Ondersteuning wordt verleend vanuit een vestiging van DocuOnline. Als Ondersteuning op de locatie van Abonnee of een klant wordt verlangd, dient Partner daarvoor een afzonderlijke overeenkomst met DocuOnline te sluiten en is artikel 14 van toepassing.
16.9 DocuOnline is niet aansprakelijk voor de onjuiste, onvolledige of te late verzending of ontvangst van een Melding, veroorzaakt door gebrekkige functionering van telecomdiensten of apparatuur van Abonnee of een derde.
16.10 DocuOnline bepaalt welke medewerker een Melding behandelt. Abonnee kan niet verlangen dat hij te woord wordt gestaan of een Melding wordt behandeld door een specifiek persoon.
16.11 DocuOnline is gerechtigd, nadat zij Abonnee daarover heeft geïnformeerd, kosten in rekening te brengen voor de behandeling van een Melding van de hierna te noemen categorie c Melding.
16.12 Abonnee kan via de Webdienst volgen hoe DocuOnline een Melding opvolgt.
Artikel 17. Responstijden
17.1 Meldingen hebben de volgende prioriteit:
a. categorie AA Melding: een Melding dat de Webdienst volledig onbereikbaar is door een tekortkoming van DocuOnline, of de Webdienst volledig buiten gebruik is, en wel zodanig dat geen van de toepassingsmogelijkheden beschikbaar is;
b. categorie A Melding: een Melding van een ernstig probleem waardoor de voortgang van een essentiële verwerkingsperiode in gevaar komt, maar niet de gehele Webdienst buiten gebruik is;
c. categorie B Melding: een Melding van een gering probleem met de Webdienst dat niet onmiddellijk opgelost hoeft te worden;
d. categorie C Melding: vragen en verzoeken om informatie over het gebruik en de implementatie van de Webdienst.
17.2 Voor Meldingen gelden de volgende responstijden binnen de Servicetijden: categorie AA Meldingen: 2 uur; categorie A Meldingen: 5 uur; categorie B Meldingen: 8 uur; categorie C Meldingen: 20 uur. DocuOnline bepaalt in redelijkheid in welke categorie een Melding valt.
Artikel 18. Bereikbaarheid
18.1 DocuOnline spant zich er maximaal voor in dat de Webdienst voor Abonnee en de klanten bereikbaar is voor het gebruik waartoe zij gerechtigd is.
18.2 DocuOnline biedt een minimale beschikbaarheidsgraad (uptime) van de Webdienst van 99,6% per maand, behoudens in de gevallen genoemd in artikel 20. De beschikbaarheidsgraad wordt gemeten over een kalendermaand vanuit het dichtstbijzijnde meetpunt. Onder beschikbaarheid wordt verstaan dat de Webdienst via het internet bereikbaar is, op het aan Partner verstrekte URL, en daadwerkelijk wordt aangeboden op de Servers. Beschikbaarheid houdt niet in dat tussen de Servers en de systemen van Abonnee of de DocuOnline Partner die de externe administraties in het kader van de koppeling voert en haar Entiteit een werkende punt-tot-punt verbinding bestaat. DocuOnline is niet verantwoordelijk voor de systemen van Abonnee of de voornoemde DocuOnline Partner en hun internetverbinding met de Servers.
18.3 De bereikbaarheid van de Webdienst wordt 24 uur per dag, 7 dagen per week actief gevolgd. Bij mogelijke problemen wordt u direct, indien mogelijk, per e-mail geïnformeerd.
Artikel 19. Prestaties
19.1 DocuOnline spant zich er maximaal voor in dat de Webdienst probleemloos functioneert en de snelheid voldoende is om continu met de Webdienst te kunnen werken.
19.2 De in artikel 19.1 genoemde prestaties gelden uitsluitend als de systemen van Abonnee en de DocuOnline Partner aan de door DocuOnline verlangde minimumspecificaties voldoet, waaronder de ondersteuning van Internet Explorer. Ook moet Abonnee over voldoende bandbreedte beschikken, waarbij continu tenminste 128 bit/sec (zowel upload als download) beschikbaar moet zijn voor het werkstation waarmee de Webdienst wordt gebruikt, gemeten via een onafhankelijke website zoals www.speedtest.nl. Het is niet noodzakelijk voor het gebruik van de Webdienst dat ieder werkstation over deze bandbreedte beschikt.
19.3 DocuOnline is te allen tijde gerechtigd de minimum systeemvereisten te wijzigen. In dat geval zal zij Abonnee daarvan van te voren in kennis stellen. Zolang Abonnee en de desbetreffende DocuOnline Partner niet voldoen aan de gewijzigde systeemvereisten kan Abonnee geen aanspraak maken op het prestatieniveau.
19.4 De Webdienst is een zuivere Webdienst. Dit brengt met zich mee dat deze niet is bestemd voor gebruik via Terminal Services of Citrix. DocuOnline probeert dergelijke constructies naar beste vermogen te ondersteunen.
19.5 De Webdienst wordt geleverd vanuit een locatie, die is uitgerust om de Webdienst naar de huidige stand van de techniek tegen aanvaardbare kosten op professionele manier aan te kunnen bieden. Daarbij is voorzien in fysieke bescherming van het pand, belemmering van toegang door onbevoegden, 24×7 hardware ondersteuning, brandbeveiliging, bescherming tegen stroomstoringen, bescherming tegen internettoegang door onder meer firewall software, algemene bescherming, databescherming en het maken van back-ups.
19.6 Het dataverkeer van en naar de Servers wordt 24 uur per dag gecontroleerd vanuit een centrale locatie. DocuOnline spant zich ervoor in om binnen 30 minuten te reageren op pogingen van onbevoegden om zich toegang tot de Webdienst te verschaffen, op ongeoorloofd verkeer dat niet door de Webdienst kan worden verwerkt, op schadelijk dataverkeer en op andere pogingen om de juiste werking van de Webdienst in gevaar te brengen. In dergelijke gevallen is het DocuOnline toegestaan de toegang tot de Webdienst te blokkeren.
Artikel 20. Uitzonderingen
20.1 De artikelen 16 tot en met 19 zijn niet van toepassing in de volgende gevallen:
a. tijdens reguliere onderhoudswerkzaamheden. Deze zullen niet vaker dan tweemaal per maand plaatsvinden. DocuOnline zal Abonnee tenminste twee dagen van tevoren van deze onderhoudswerkzaamheden in kennis stellen;
b. in geval van storingen ten gevolge van overmacht;
c. in geval van een storing die is veroorzaakt door een Gebruiker;
d. als de Webdienst niet beschikbaar is op verzoek van Abonnee of de DocuOnline Partner die de externe administraties in het kader van de koppeling voert, of wegens werkzaamheden op verzoek van Abonnee of de voornoemde DocuOnline Partner;
e. als DocuOnline de hulp nodig heeft van Abonnee of de DocuOnline Partner die de externe administraties in het kader van de koppeling voert om een probleem of storing vast te stellen of te isoleren, en deze hulp niet door Abonnee of de voornoemde DocuOnline Partner wordt verleend;
f. als Abonnee of de DocuOnline Partner die de externe administraties in het kader van de koppeling voert niet voldoet aan de minimum systeemvereisten van artikel 19.2;
g. als de systemen van Abonnee of de voornoemde DocuOnline Partner onvoldoende functioneren of de internet infrastructuur ontoereikend is.
Artikel 21. Back-up en andere diensten
21.1 Abonnee stemt ermee in dat back-ups worden gemaakt van de gegevens in Entiteiten zowel DocuArchief als DocuVerwerker en de Omgeving. DocuOnline hanteert een tussentijdse back-up procedure, replicatie en snapshot methodiek. De detail informatie hoe en op welke wijze wordt na ondertekening van een persoonlijke non-disclosure ter beschikking gesteld.
21.2 Na beëindiging van de Abonnementsovereenkomst zal DocuOnline op kosten van Abonnee de audit-file(s) of bepaalde bestanden of gegevens in de Omgeving of de desbetreffende Entiteiten van de desbetreffende Entiteiten of bepaalde Archieven, bestanden of gegevens in de Omgeving of de desbetreffende Entiteiten in een algemeen leesbaar bestandsformaat aan Abonnee ter beschikking stellen, mits Abonnee daartoe tijdig een verzoek als genoemd in artikel 9.5 c of 9.6 heeft gedaan en tussen Partijen overeenstemming is bereikt over de na te noemen data delivery voorwaarden. Als DocuOnline een verzoek als genoemd in artikel 9.5 c of 9.6 ontvangt, zal zij een voorstel doen aan Abonnee voor de over te dragen gegevens en de voorwaarden van de overdracht. In dit voorstel zal worden uitgegaan van de eerder vastgestelde prijzen voor data-delivery en consultancy werkzaamheden en zijn vooraf verschuldigd.
DocuOnline staat niet in voor de beschikbaarheid, volledigheid, integriteit en bruikbaarheid van de gegevens. DocuOnline is niet gehouden om de ter beschikking gestelde gegevens te converteren of anderszins gebruik gereed te maken.
21.3 Indien de Abonnee het Abonnement heeft opgezegd wordt met ingang van de opzegdatum de toegang tot zijn Omgeving afgesloten. Heeft de Abonnee de aan behorende documenten zijn Omgeving niet verwijderd (zie artikel 21.2) dan ontvangt Abonnee een e-mail waarin Abonnee schriftelijk met geautoriseerde handtekening moet verklaren wat DocuOnline met de aan Abonnee behorende informatie moet doen. De kosten voor het verwijderen dan wel exporteren en verwijderen van de aan Abonnee behorende gegevens zijn voor rekening van Abonnee en zijn vooraf verschuldigd.
21.4 Abonnee kan DocuOnline verzoeken oude gegevens met behulp van een back-up op te halen. Partijen dienen daartoe een overeenkomst aan te gaan onder de dan geldende voorwaarden en tegen het dan geldende tarief van DocuOnline.